Manajemen Desain & Struktur Organisasi

A.      Konsep Dasar Pengorganisasian

—  Dalam proses pengorganisasian, manajer mengalokasikan seluruh sumber daya organisasi sesuai dg rencana yg telah dibuat  berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu.

—  Kerangka kerja organisasi tersebut disebut “desain organisasi” (organizational design)

—  Bentuk spesifik kerangka kerja organisasi dinamakan “struktur organisasi” (organizational structure)

—  Struktur organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yg terkait dg pembagian kerja dan sumber daya yg dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tsb dpt dikoordinasikan dan dikomunikasikan.

B.      Empat Pilar dalam Pengorganisasian

—  Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) menyatakan ada 4 pilar yg menjadi dasar untuk melakukan proses pengorganisasian, yaitu:

1. Pembagian kerja (division of work)
2. Pengelompokan pekerjaan (departmentalization)
3. Penentuan relasi antarbagian dalam organisasi (hierarchy)
4. Koordinasi (coordination)

C.      Pilar ke Satu dan Dua

·         Pilar ke Satu, Pembagian Kerja: adalah upaya untuk menyederhanakan keseluruhan kegiatan dan pekerjaan yg mungkin bersifat kompleks sehingga menjadi lebih sederhana dan spesifik.  Contoh pada bisnis restoran, pembagian kerja berupa bagian dapur, bagian pelayanan meja, kasir, dll

·         Pilar ke Dua, Pengelompokan Pekerjaan: setelah pekerjaan dispesifikkan, kmd pekerjaan2 tsb dikelompokkan bedasarkan kriteria tertentu yg sejenis.  Sbg contoh untuk bisnis restoran bisa dikelompokkan: 1) bagian dapur (pencatatan menu, pemberitahuan menu kpd dapur, dll), 2) bagian keuangan (kasir, pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang, dll)

D.      Pilar ke Tiga

Pilar ke Tiga, Penentuan Relasi Antarbagian dalam Organisasi (hierarchy): ada 2 konsep penting dlm penentuan hierarki ini, yaitu:

1. Span of management control: terkait pada jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen yg akan bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu.
2. Chain of Command: menjelaskan bagaimana batas  kewenangan dibuat dan siapa dan bagaimana akan melapor ke bagian mana.  Juga menunjukkan garis perintah dari hirarki yg paling tinggi hingga paling rendah.

E.       Kelebihan & Kelemahan Hierarki Vertikal

·         Kelebihan Hierarki Vertikal: para penanggung jawab di setiap departemen/bagian tdk terlalu banyak dibebani sub bagian/sub departemen yg terlalu banyak, shg dlm hal koordinasi relatif dpt dilakukan dg lebih cepat krn bgn yg dikoordinasi lebih sedikit.  Keterbatasan kemampuan dan kapabilitas pimpinan dpt diantisipasi dg pendelegasian kpd subagian di bawahnya. 

·         Kelemahan Hierarki Vertikal: terutama dalam mengambil keputusan secara keseluruhan akan memerlukan proses yg panjang shg memerlukan waktu yg lebih lama.

F.       Kelebihan & Kelemahan Hierarki Horizontal

·         Kelebihan Hierarki Horizontal: adalah menutupi kelemahan pada hiererki vertikal.  Pengambilan keputusan pada hierarki horizontal bisa dilakukan lebih cepat krn proses identifikasi masalahnya pun relatif memerlukan waktu lebih singkat dibandingkan dg bentuk vertikal, krn di sini tingkatan hierarki lebih sedikit. 

·         Kelemahan Hierarki Horizontal: terutama apabila bagian yg mengkoordinasikan seluruh bagian tdk memiliki kapabilitas utk mengkoordinasikan subbagian yg relatif lebih banyak, shg akan memperlambat proses pengambilan keputusan. 

G.     Pilar Ke Empat

·         Pilar ke 4 adalah “koordinasi”.  Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai departemen/bagian dlm organisasi agar tujuan organisasi bisa tercapai secara efektif. Tanpa koordinasi, bbg kegiatan yg dilakukan di setiap bgn organisasi tdk akan terarah dan cenderung akan membawa misi masing2. 

·         Contoh koordinasi antar bagian keuangan dan pemasaran.  Bag Pemasaran ingin meningkatkan promosi, bag. Keuangan ingin melakukan penghematan utk efisiensi.  Dua kebutuhan yg saling berbeda dan harus diatasi dg koordinasi.

H.     Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

·         Strategi Organisasi: strategi organisasi dibuat sbg upaya pencapaian tujuan organisasi, oleh karena itu jika struktur organisasi dibentuk sbg upaya pencapaian tujuan organisasi, maka struktur organisasipun selayaknya sejalan dg strategi organisasi.

·         Skala Organisasi: Organisasi dpt dibedakan skalanya menurut bbg faktor, al: jumlah penjualan, pangsa pasar, jumlah tenaga kerja. Semakin besar skala organisasi, semakin  besar faktor-faktor tsb

·         Teknologi: faktor teknologi berhubungan dengan bagaimana sebuah produk dari suatu organisasi dihasilkan atau bagaimana pekerjaan dilakukan.  Ada pekerjaan yg dilakukan secara rutin untuk ini diperlukan teknologi khusus.  Teknologi juga terkait dg penggunaan alat-alat bantu dalam berproduksi.  Bagi pekerjaan yg sifatnya tidak rutin tdk diperlukan teknologi khusus.

·         Lingkungan: Lingkungan yg dinamis menuntut organisasi juga menyesuaikan diri secara dinamis.  Proses penyesuaian yg dilakukan oleh organisasi juga berpengaruh dalam menentukan struktur organisasi.

I.        Beberapa Pendekatan dalam Proses Departementalisasi

Dalam proses departementalisasi, ada beberapa pendekatan yg bisa dilakukan:

—  Pendekatan Fungsional: proses departementalisasi dilakukan berdasarkan fungsi-fungsi tertentu yg mesti dijalankan oleh sebuah organisasi. 

—  Pendekatan Produk: proses departementalisasi ditentukan oleh produk yang dihasilkan oleh organisasi

—  Pendekatan Pelanggan: proses departementalisasi ditentukan berdasarkan karakteristik pelanggan

—  Pendekatan Geografis: proses departementalisasi ditentukan berdasarkan faktor geografis

—  Pendekatan Matriks: proses departementalisasi yg merupakan gabungan dari berbagai pendekatan, misalnya berdasarkan proyek tertentu, produk tertentu, atau  pendekatan lain.

J.        Pendekatan Mana yang Baik?

Setiap pendekatan memiliki kekuatan dan kelemahan masing-masing:

—  Pendekatan Fungsional: memberi kemudahan bagi organisasi utk membagi-bagi pekerjaan berdasarkan fungsi2 yg hrs dijalankan, tapi kelemahannya ketika tdp perbedaan kepentingan antarbagian yg berbeda.

—  Pendekatan Produk: disetiap produk tdp bgn subfungsional, shg konflik antarbagian dpt dihindarkan.  Tetapi ini belum tentu sesuai ketika organisasi memiliki cabang di berbagai daerah atau jika bukan organisasi bisnis.  Bagi organisasi non profit, pendekatan produk belum tentu c ocok dan justeru cenderung tidak efektif.

—  Kesimpulan: setiap pendekatan memiliki kelebihan dan kekurangannya.  Karena itu penggunaannya disesuaikan dg situasi dan kondisi yg dihadapi.