Manajemen Sumber Daya Manusia

A.      Mengapa Manajemen SDM Masuk dalam Fungsi Pengorganisasian?

Manajemen Sumber Daya Manusia ditempatkan dalam fungsi pengorganisasian, karena 4 alasan:

—  Salah satu esensi dari fungsi pengorganisasian adalah pengalokasian keseluruhan sumber daya organisasi ke dalam suatu struktur organisasi tertentu yg dibentuk.

—  Fungsi pengarahan dan pelaksanaan hanya akan dapat dijalankan jika alokasi SDM sudah dilaksanakan dlm fungsi pengorganisasian.

—  Kegiatan menentukan dan menempatkan SDM lebih cenderung berada dalam fungsi pengorganisasian.

—  Untuk menjembatani fungsi pengorganisasian dan pengarahan.

B.      Pengertian Manajemen SDM

—  Definisi Manajemen SDM: adalah proses serta upaya untuk merekrut, mengembangkan, memotivasi, serta mengevaluasi keseluruhan sumberdaya manusia yg diperlukan perusahaan dalam pencapaian tujuan.

—  Kunci Pokok Manajemen SDM: bagaimana mendapatkan orang yang tepat untuk pekerjaan yg tersedia dalam organisasi bisnis yg digeluti, dan bagaimana memelihara serta mempertahankannya.

—  Pada dasarnya fungsi dari bagian personalia adalah merencanakan konsep perekrutan, dan meningkatkan kualitas SDM sehingga bisa bekerja secara efektif dan efisien.

v  Efektif: adalah tenaga kerja yg mampu melakukan pekerjaan yg benar (doing the right things).

v  Efisien: adalah tenaga kerja yg mampu utk melakukan sesuatu dg benar (doing things right)

C.      Bagian Personalia dalam Struktur Organisasi Perusahaan

D.      Proses Manajemen Sumber Daya Manusia

Proses Manajemen SDM: adalah segala proses yg berkaitan dg upaya yg dilakukan dari mulai perencanaan sumber daya manusia, perekrutan, penandatanganan kontrak kerja, penempatan tenaga kerja, hingga pembinaan dan pengembangan tenaga kerja guna menempatkan dan tetap memelihara tenaga kerja pada posisi dan kualifikasi tertentu serta bertanggung jawab sesuai dengan persyaratan yang diberikan kepada tenaga kerja tersebut.

E.       Perencanaan SDM

Menurut Cesto, Husted, dan Douglas, ada 5 langkah dalam menyusun perencanaan SDM:

—  Langkah Pertama: Perencanaan SDM harus merupakan refresentasi dan refleksi dari rencana strategis perusahaan. 

—  Langkah Ke Dua: Analisis dari kualifikasi tugas yg akan diemban oleh tenaga kerja. Pada tahap ini dikenal 3 hal, yaitu:

—  Job analysis (analisis jabatan): merupakan persyaratan detil tentang jenis pekerjaan yg diperlukan serta kualifikasi tenaga kerja yg diperlukan utk mampu menjalankannya (misal satpam adalah eks militer, atau lulusan SMA, dll)

—  Job description (deskripsi jabatan): meliputi rincian pekerjaan yg akan menjadi tugas tenaga kerja tsb (misal penjaga gudang bertugas mengawasi keluar masuk barang, melakukan monitoring, dll)

—  Job spesification (spesifikasi jabatan): merupakan rincian karakteristik atau kualifikasi yg diperlukan bagi tenaga kerja yg dipersyaratkan (misal lulusan SMA, memiliki SIM A dan C, dll)

—  Spesifikasi jabatan disebut juga kualifikasi personal (personal qualification), yg secara umum dapat dibagi dua:

—  Kualifikasi Umum (general qualification): yaitu kualifikasi minimal yg biasanya diperlukan utk menempati suatu pos ttt dlm suatu jabatan pd organisasi (pendidikan, gender, usia, status, dll)

—  Kualifikasi Spesifik (specific qualification): adalah kualifikasi tambahan yg secara spesifik sangat dibutuhkan utk pengisian jabatan ttt (kemampuan komputer, bahasa asing, dll)

—  Langkah Ke Tiga: Analisis ketersediaan tenaga kerja, merupakan perkiraan tentang tenaga kerja beserta kualifikasinya yg tersedia bagi perencanaan yad, termasuk berapa yg akan dipromosikan, ditransfer, dll

—  Langkah Ke Empat: Melakukan tindakan inisiatif, merupakan kelanjutan langkah ke tiga, yaitu berupa kesimpulan: a) jika tenaga kerja yg ada sdh mencukupi utk operasionalisasi perusahaan ke depan, maka tidak perlu tindakan inisiatif spt rekrutmen, transfer, dll. b) jika tenaga yg tersedia diperlukan perombakan maka mungkin perlu rasionalisasi, perekrutan, dll.

—  Langkah Ke Lima: Evaluasi dan modifikasi tindakan, yaitu melakukan evaluasi atas semua langkah yg direncanakan di atas, sekaligus dilakukan tindakan korektif. 

F.       Penyediaan SDM (personnel procurement)

—  Rekrutmen: adalah upaya perusahaan untuk mendapatkan tenaga kerja yg diperlukan sesuai dg kualifikasi yg telah ditetapkan dlm perencanaan tenaga kerja. 

—  Rekrutmen Internal: adalah proses untuk mendapatkan tenaga kerja yg dibutuhkan dg mempertimbangkan tenaga kerja yg sdh ada atau yg sdh dimiliki oleh perusahaan. Misal melalui rotasi, atau promosi.  Kelemahan rekrutmen internal adalah adanya “efek ripple” yaitu efek yg terjadi karena tenaga kerja yg digantikan mengalami efek psikologis misalnya tidak nyaman.  Sementara tenaga kerja yg baru belum tentu dapat meningkatkan produktivitas.  Akibatnya produktivitas tenaga kerja yg baru dan lama belum tentu akan meningkat akibat efek  ini.

—  Rekrutmen Eksternal: yaitu perusahaan mendapatkan tenaga kerja yg akan ditempatkan pada suatu jabatan tertentu berasal dari luar perusahaan, atau seringkali dinamakan outsourcing.  Ini biasanya dilakukan melalui iklan, dll.  

—  Kelebihan rekrutmen eksternal: perusahaan mungkin memiliki peluang utk mendptkan tenaga kerja yg lebih baik dari yg telah ada, atau memperoleh tenaga kerja yg akan membawa semangat baru shg berdampak positif bagi perusahaan. 

—  Keterbatasan rekrutmen eksternal: tenaga kerja baru tsb memerlukan waktu utk beradaptasi dg pekerjaan dan posisi yg ditempatinya.  Utk menghindarkan kegagalan, biasanya perusahaan memberikan persyaratan ketika rekruitmen berupa pengalaman tertentu bagi calon yg melamar.

Seleksi Tenaga Kerja, biasanya dilakukan dalam 3 tingkat, yaitu:

1. Seleksi Administrasi: dapat berupa validasi CV, ijazah, dan dokumen lainnya yg diminta.
2. Seleksi Kualifikasi: seleksi menyangkut kesesuaian calon dg jabatan yg akan ditempati.  Biasanya dilakukan tertulis (pengetahuan umum, logika, dll terkait dg jabatan yg akan diisi); dan tidak tertulis (ujian dlm hal jabatan yg akan diisi).
3. Seleksi Sikap dan Perilaku: disini calon diuji akan sikap dan perilakunya sebagai pribadi, tenaga kerja, atau etika kerja dalam tim.
4. Penempatan Tenaga Kerja: tenaga kerja yg baru direkrut harus dipastikan bisa beradaptasi dg tempat barunya.  Untuk itu perusahaan melakukan hal-hal berikut:
5. Orientation Training: adalah pelatihan orientasi utk mengadaptasikan tenaga kerja dg lingkungan perusahaan.
6. Management Trainee: adalah suatu posisi dimana tenaga kerja yg baru direkrut tidak langsung diposisikan pd suatu jabatan tertentu tetapi dilatih untuk ditempatkan pd departemen yg berbeda-beda menurut priode ttt, tujuannya selain utk proses internalisasi juga utk mendapatkan informasi yg lebih akurat tentang kesiapan tenaga kerja pada bagian ttt di perusahaan.

G.     Pengembangan SDM

Program pengembangan SDM dapat dibagi dua:

1. On the Job Training:

a)      Coaching, program berupa bimbingan yg diberikan oleh atasan kpd bawahan mengenai bbg hal yg terkait pekerjaan

b)      Planned progression, program berupa pemindahan tenaga kerja kpd bagian2 lain melalui tingkatan-tingkatan organisasi yg berbeda-beda

c)       Job rotation, program pemindahan tenaga kerja ke bagian dan tugas yg berbeda-beda agar tenaga kerja  lebih dinamis dan tidak monoton

d)      Temporary task, pemberian tugas pd suatu kegiatan atau proyek atau jabatan ttt utk priode ttt

e)      Performance appraisal atau program penilaian prestasi .

2. Off the Job Training:

a)      Executive development program: berupa program pengiriman manajer atau tenaga kerja untuk berpartisipasi dlm berbagai program khusus di luar perusahaan yg terkait dlm analisis kasus, simulasi, maupun metode pembelajaran lainnya

b)      Laboratory training: program yg ditujukan kepada tenaga kerja utk mengikuti program-program berupa simulasi atas dunia nyata yg terkait dg kegiatan perusahaan dimana metode yg biasanya digunakan adalah role playing, simulasi, dll

c)       Organizational development: program yg ditujukan kpd tenaga kerja dg mengajak mereka utk berpikir mengenai bagaimana cara memajukan perusahaan mereka.

H.     Pemeliharaan Tenaga Kerja

Pemeliharaan tenaga kerja ditujukan agar tenaga kerja yg dimiliki perusahaan tetap terpelihara produktivitas, efektivitas, dan efisiensinya.  Selain itu agar terhindar dari hijacking (pembajakan tenaga kerja). Pemeliharaan tenaga kerja dapat berupa:

—  Pemberian kompensasi: adalah pemberian penghargaan dalam bentuk uang atau lainnya yg sering disebut insentif. Disini dikenal: a) wage level (pendapatan yg diberikan kepada tenaga kerja sesuai dg pekerjaan yg dilakukan); b) wage structure (tk upah sesuai dg jabatan); c) individual-wage decision (kompensasi secara individu, misal kerja penuh, paruh waktu, dll)

—  Pemberian benefit: adalah penghargaan selain kompensasi, misal cuti bergaji, asuransi kesehatan dan kecelakaan kerja, poliklinik gratis, dll.

I.        Mengelola Keragaman dalam Pekerjaan

Keragaman dapat berupa perbedaan karena usia, gender, suku bangsa, status, dll.  Dampak dari keragaman dapat berupa:

—  Keragaman sebagai keunggulan kompetitif: misalnya pembangunan menara kembar di Malaysia, satu menara dikerjakan oleh perusahaan Jepang dan satu lagi oleh perusahaan Korea.

—  Keragaman sebagai sumber konflik: keragaman dpt menjadi sumber konflik karena faktor-faktor etnis, kelompok informal dalam organisasi, dan faktor-faktor lain.

J.        Mengelola Keragaman dalam Organisasi

—  Strategi Individual: yaitu melakukan pendekatan secara individual, dalam hal ini keterbukaan dalam berkomunikasi memegang peranan penting tercapainya pengertian dan toleransi atas keragaman yg ada.

—  Peran Organisasi: organisasi perlu turut mengelola keragaman diantaranya dengan regulasi yang adil, tidak bias gender, sehingga kepentingan pria dan wanita terlindungi dan hak-hak asasi manusia terlindungi.  Perusahaan juga bisa mengelola keragaman dengan memberikan cuti hari raya, cuti hamil, sanksi bagi pelecehan seksual, dll.