Manajemen Persfektif

MANAJEMEN PERSFEKTIF

A.      DEFINISI MANAJEMEN

1.       Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian yang meliputi manusia, material, dan sumber daya keuangan di lingkungan organisasi.

2.       Manajemen adalah proses yang dilakukan dengan berbagai gaya kepemimpinan untuk mencapai suatu tujuan melalui orang lain

B.      DEFINISI ORGANISASI

1.       Organisasi adalah struktur dari hubungan yang terjadi bila dua orang atau lebih bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

2.       Setiap organisasi mempunyai tujuan masing-masing.  Tetapi semua organisasi umumnya mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk memberikan nilai bagi stakeholder (pemangku kepentingan).

3.       Stakeholder (pemangku kepentingan) adalah individu atau kelompok orang yang memiliki kepentingan dalam, atau dipengaruhi oleh, kinerja organisasi

a.       ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

1)      Organisasi formal adalah kerjasama formal dari dua orang atau lebih dengan otoritas formal untuk menciptakan manfaat yang nyata. Contohnya manajemen pendidikan yang memiliki tujuan bersama untuk menghasilkan individu-individu terdidik.

2)      Organisasi Informal adalah organisasi yang ada dalam kehidupan kita tetapi terjadi secara spontan, dan sering bersifat sementara. Contoh panitia pesta ulang tahun.

3)      Yang menjadi perhatian dalam mata pelajaran manajemen adalah hal yang menyangkut “Organisasi Formal”.

b.      PROSES MANAJEMEN

1)      Proses manajemen dikenal sebagai “empat fungsi dari manajemen”

2)      Fungsi-fungsi manajemen mencakup:

1. Perencanaan (Planning),
2. Pengorganisasian (Organizing),
3. Pengimplementasian/Kepemimpinan (Directing/ Actuating/ Leading)
4. Pengawasan (Controlling)

C.      Tujuan Organisasi: Efektif dan Efisien

a.       Efektif adalah pencapaian tujuan atau target dalam batas waktu tertentu, tanpa mempertimbangkan besarnya biaya yang dikeluarkan.  Efektivitas adalah hasil dari membuat keputusan yang mengarah pada melakukan hal yang benar yang membantu mencapai tujuan organisasi  (to do the right things, atau mengerjakan pekerjaan yang benar).

b.      Efisien adalah pencapaian target dengan menggunakan input (biaya) yang sama untuk menghasilkan output yang lebih besar.  Dengan kata lain semakin rendah biaya atau input yang digunakan, semakin efisien pekerjaan itu dilakukan.  Efisiensi adalah hasil dari membuat keputusan yang mengarah pada melakukan hal yang benar yang membantu mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya atau biaya yang lebih rendah (to do things right atau mengerjakan pekerjaan dengan cara yang benar).

1)      Perencanaan (Planning)

Planning adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi dan kemudian mengartikulasikan strategi, taktik, dan operasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

George Steiner mendefinisikan planning sebagai “apa yang harus dikerjakan, bagaimana cara mengerjakannya, kapan harus dikerjakan, dan siapa yang harus mengerjakannya.

2)      Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Secara lebih rinci, pengorganisasian (Organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang diperlukan. Seperti bentuk fisik yang tepat bagi suatu ruangan kerja administrasi, ruangan laboratorium, serta penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang, struktur  otorisasi , alur komunikasi,  alur bagaimana pekerjaan diselesaikan, dan seterusnya dalam rangka untuk mencapai tujuan.

3)      Kepemimpinan (Leading)

a.       Leading dikemukan oleh Louis A. Allen, Griffin dan Stone. Istilah leading diartikan  sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh manajer yang menyebabkan orang lain bertindak untuk mencapai tujuan organisasi.  Leading  mencakup  juga “motivating”, “actuating (menggerakkan)” dan “directing (mengimplementasikan)”.

b.      Pengertian  leading meliputi 5 macam kegiatan, yakni :

1.       Mengambil keputusan.

2.       Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.

3.       Memberi motivasi, semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.

4.       Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya.

5.       Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4)      Pengawasan (Controlling)

1.       Pengawasan (controlling) adalah fungsi manajemen yang memantau kinerja dan mengadaptasikan variabel kerja yang ada untuk mencapai hasil atau tujuan organisasi.

2.       Fungsi pengawasan mencakup tindakan manajer yang harus mengevaluasi prestasi, mengenali masalah, mengantisipasi krisis sebelum terjadi, serta hal-hal lain yang dapat menyebabkan berhasil atau gagalnya mencapai suatu tujuan.

3.       Tiga hal yang erat dengan pengawasan manajerial adalah koordinasi, monitoring,  menyesuaikan kinerja.

D.      Fungsi Manajer

Henry Mintzberg menyatakan bahwa manajer memiliki 3 fungsi utama, yaitu:

1.       INTERPERSONAL ROLES

Interpersonal, merupakan peran seorang manajer dalam hubungannya dengan karyawannya. Yang termasuk bagian ini adalah :

a.       Figurehead, manajer sebagai panutan dan simbol suatu organisasi. Kegiatan manajer yang ada pada bagian ini adalah ketika seremonial, seperti seorang Presiden yang harus mengikuti upacara kemerdekaan sebagai simbol pemimpin dari negara yang merdeka.

b.      Leader, manajer perlu memberikan arahan dan motivasi kepada bawahannya. Sebagai pemimpin, ini bisa dibilang sebagai tugas utama dan terutama dari seorang manajer, yaitu memberi arahan. Secara hubungan sosial, seorang manajer juga harus memotivasi agar bawahannya dapat bekerja dengan semangat.

c.       Liaison, menjaga saluran komunikasi, baik di dalam maupun di luar organisasi.

2.       INFORMATIONAL ROLE

merupakan peran seorang manajer yang berhubungan dengan informasi yang ada dalam organisasi. Informasi harus dipastikan kebenarannya, lalu disebarkan ke seluruh pihak yang membutuhkan informasi terkait. Yang termasuk bagian ini adalah :

a.       Monitor, mencari dan menerima informasi dan melihat singkat laporan dari bawahan. Tugas ini berkaitan dengan tugas mengetahui secara menyeluruh kondisi di dalam organisasi. Seorang manajer harus mengetahui kondisi terkini dari organisasi yang dikelolanya.

b.      Disseminator, meneruskan informasi yang manajer peroleh kepada anggota organisasi (internal).

c.       Spokesperson (juru bicara), seorang manajer juga bertanggung jawab menyampaikan informasi ke pihak luar yang terkait.

3.       DECISIONAL ROLES

merupakan peran seorang manajer dalam mengambil keputusan bagi tercapainya tujuan organisasi. Yang termasuk dalam decisional roles adalah:

a.       Entrepreneur, mewakili proyek perbaikan dan mengidentifikasikan ide.

b.      Disturbance handler, mengambil tindakan korektif selama terjadi krisis, menyelesaikan konflik antar bawahan, beradaptasi dengan lingkungan.

c.       Resource allocator, memutuskan siapa yang memperoleh sumber daya, menentukan jadwal dan anggaran, menetapkan prioritas.

d.      Negotiator, mewakili departemen selama negosiasi kontrak kerja, penjualan, pembelian, dan anggaran.

E.       AKTIVITAS MANAJERIAL

Fred Luthans melakukan studi terhadap 450 manajer  dan menemukan 4 Aktivitas Manajerial, yaitu :

a.       Manajemen tradisional : Pengambilan keputusan, perencanaan dan pengendalian.

b.      Komunikasi : Pertukaran informasi rutin dan pemrosesan dokumen.

c.       Manajemen sumber daya manusia :  memotivasi, mendisiplinkan, mengelola konflik, staf, dan pelatihan.

d.      Networking : Bersosialisasi, berpolitik, dan berinteraksi dengan pihak luar.

Dari aktivitas-aktivitas manajerial di atas, dapat diketahui adanya 3 pengelompokan manajer, yaitu:

1)      Manajer rata-rata melakukan aktivitas, dengan bobot Manajemen tradisional (32%), Komunikasi (29%), Manajemen Sumber Daya Manusia (20%) dan Networking (19%).

2)      Manajer sukses melakukan aktivitas, dengan bobot Networking (48%), Komunikasi (28%), Manajemen tradisional (13%),  dan Manajemen Sumber Daya Manusia (11%).

3)      Manajer efektif melakukan aktivitas, dengan bobot Komunikasi  (44%), Manajemen Sumber Daya Manusia (26%), Manajemen tradisional (19%),  dan  dan Networking (11%).

Dari uraian di atas diketahui bahwa manajer sukses menghabiskan lebih banyak waktu dan usaha dalam bersosialisasi, berpolitik dan berinteraksi dengan pihak luar. Mereka tidak menghabiskan banyak waktu untuk kegiatan manajemen tradisional atau kegiatan manajemen sumber daya manusia. Sedangkan manajer efektif, secara relatif Komunikasi menjadi kontribusi terbesar sedangkan Network justru memiliki  bobot paling kecil.

1.       Manajer Puncak

a.       Manajer puncak (top management): adalah manajer yang bertugas untuk merencanakan kegiatan maupun strategi organisasi atau perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya organisasi ataupun perusahaan.

b.      Manajer puncak ini dikenal dengan istilah “executive officer”, contoh: Chief Executive Officer (CEO), Chief Financial Officer (CFO) dan Chief Information Officer (CIO).

2.       Manajer Tingkat Menengah

a.       Manajer tingkat menengah (middle management): adalah manajer yang menjembatani  manajer lini pertama (first line management) dan manajer puncak (top management).

b.      Tugas Manajer Tingkat Menengah adalah sebagai penghubung antara manajer puncak dan manajer lini pertama. Contoh manajer tingkat menengah adalah: manajer proyek, manajer pabrik, manajer divisi atau kepala bagian.

3.       Manajer Lini Pertama

a.       Manajer lini pertama (first line management/ supervisory management) adalah manajer yang berada pada tingkatan paling rendah, sering juga dikenal sebagai manajer operasional.

b.      Tugas manajer lini pertama adalah memimpin dan mengawasi pegawai non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Contoh: supervisor, manajer area, manajer shift, manajer departement, manajer kantor atau mandor.

F.       Manajer Fungsional dan Manajer Umum

1.       Manajer Fungsional  (Functional Manager): adalah manajer yang memiliki tanggung jawab pada satu bagian fungsional perusahaan atau organisasi saja dan tidak ikut campur pekerjaan fungsional pada bagian lain. Contoh: manajer keuangan, manajer pemasaran, manajer akuntansi, manajer operasional, manajer HRD, dll.

2.       Manajer Umum  (General Manager): adalah manajer yang memiliki tanggung jawab pada seluruh bagian atau seluruh fungsi pada suatu perusahaan atau organisasi. Manajer umum memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa atau seluruh manajer fungsional. Pada perusahaan yang berskala kecil mungkin cukup diperlukan satu orang manajer umum, sedangkan pada perusahaan atau organisasi yang berkaliber besar biasanya memiliki beberapa orang manajer umum yang bertanggung-jawab pada area tugas yang berbeda-beda.

G.     Keterampilan Managerial

Penelitian oleh Robert L. Katz menyimpulkan bahwa manajer membutuhkan tiga keterampilan penting:

a.       Keterampilan teknis (technical skill): adalah pengetahuan dan keterampilan menggunakan peralatan teknik yang dibutuhkan untuk melakukan tugas-tugas tertentu .

b.      keterampilan manusia (human skill): adalah keterampilan yang melibatkan kemampuan untuk bekerja dengan baik dengan orang lain baik secara individu maupun dalam kelompok.

c.       Keterampilan konseptual (conceptual skill): adalah  keterampilan untuk memecahkan masalah jangka panjang serta melihat organisasi secara keseluruhan sebagai system yang interaktif.

d.      Keterampilan teknis cenderung lebih penting bagi manajer tingkat yang lebih rendah. Hal ini karena manajer tingkat rendah biasanya mengelola langsung karyawan yang menggunakan alat dan teknik untuk menghasilkan produk dan jasa organisasi.

e.      Keterampilan manusia sama pentingnya di semua tingkat manajemen, karena semua manajer harus berhubungan langsung dengan manusia.

f.        Keterampilan konseptual adalah paling penting pada manajemen tingkat atas. Manajer di tingkat atas harus menggunakan keterampilan konseptual untuk melihat organisasi secara keseluruhan, untuk memahami hubungan antara berbagai subunit, dan untuk memvisualisasikan bagaimana organisasi cocok dengan lingkungan yang lebih luas.