Manajemen Kekuasaan, Kewenangan, Tanggung Jawab & Delegasi

Kekuasaan, Kewenangan, Tanggung Jawab & Delegasi

A.      Kekuasaan

—  Kekuasaan (power) adalah suatu kemampuan untuk mempengaruhi orang atau merubah orang atau situasi.  Jika perubahan itu menyebabkan jadi baik, maka kekuasaan memberikan konotasi yang positif; dan sebaliknya.

—  Adanya kekuasaan karena konsekuensi logis yg muncul pd setiap organisasi yg didalamnya tdp pimpinan dan bawahan. 

—  Karena organisasi merupakan kumpulan orang dalam pencapaian tujuan, maka organisasi ditujukan utk mengubah situasi melalui orang2 agar perubahan terjadi.  Agar perubahan terjadi, maka diperlukan “kekuasaan”.

B.      Faktor yang Mendasari Adanya Kekuasaan

French dan Raven yg dikutip oleh Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) dalam ET Sule (2014, h.173) menyatakan ada 5 faktor yg mendasari lahirnya kekuasaan:

—  Reward Power: yaitu kekuasaan utk memberikan penghargaan, yg memungkinkan terjadi krn posisinya yg  dpt memberikan penghargaan pd orang2 di bawahnya.

—  Coercive Power:  adalah kekuasaan utk memberikan hukuman.

—  Legitimate Power:  adalah kekuasaan yg sah yg muncul akibat dari suatu legitimasi tertentu.  Misalnya seseorang yg diangkat menjadi pimpinan, otomatis dia memiliki semacam kekuasaan yg sah atau terlegitimasi.

—  Expert Power:  adalah kekuasaan yg berdasarkan keahlian atau kepakaran, misalnya dokter, insinyur, dll.

—  Referent Power: adalah kekuasaan yg muncul karena adanya kateristik yg diharapkan oleh seseorang atau sekelompok orang thd seseorang yg memiliki pengaruh atas seseorang atau sekelompok orang tsb

C.      Kewenangan (Authority)

—  Kewenangan merupakan bentuk lain dari kekuasaan yg sering dipergunakan dalam sebuah organisasi. Kewenangan merupakan kekuasaan formal atau terlegitimasi.

—  Dua pandangan mengenai kewenangan formal:

v  Pandangan Klasik: kewenangan pd dasarnya terlahir sbg akibat adanya kewenangan yg lebih tinggi dari kewenangan yg diberikan.  Misalnya seorang manajer mendapat kewenangan formal dari Direktur Utama

v  Pandangan Berdasarkan Penerimaan: Kewenangan formal cenderung akan dijalankan oleh bawahan tergantung dari beberapa persyaratan.

—  Chester Barnard menyatakan ada 4 persyaratan kewenangan formal akan bisa dijalankan:

1. Bawahan dapat memahami apa yg diinginkan oleh pimpinannya
2. Bawahan meyakini bahwa apa yg diperintahkan oleh atasannya tdk bertentangan dg rencana pencapaian tujuan organisasi
3. Bawahan meyakini bahwa apa yg diperintahkan oleh atasannya adalah konsisten mendukung nilai, misi, maupun motif pribadi ataupun kelompoknya
4. Bawahan mampu secara mental maupun fisik menjalankan apa yang diperintahkan atasannya.

D.      Beberapa Jenis Kewenangan dalam Organisasi

Ada 3 jenis kewenangan:

—  Kewenangan Lini (line authority): adalah mereka yg dlm organisasi bertanggung jawab thd bbg kegiatan dlm rangka pencapaian tujuan organisasi.  Kewenangan ini direpresentasikan oleh chain of command.

—  Kewenangan Staf (staff authority): adalah mereka yg ditunjuk oleh organisasi utk membantu bagian-bagian dlm sebuah organisasi yg memiliki kewenangan lini. Jadi di sini mereka membantu organisasi utk mencapai tujuan2nya tapi secara tdk langsung, misal sbg konsultan.

—  Kewenangan Fungsional (fungsional authority): adalah mereka yg memiliki kewenangan lini dan staf dan krn tugasnya mereka diberi kewenangan utk melakukan kontrol dg bagian lainnya. Contoh bagian keuangan memiliki kewenangan utk mengontrol bgn lainnya, misal bagian pemasaran, bagian personalian, dll

E.       Tanggung Jawab (Responsibility)

—  Setiap bagian dalam organisasi memiliki wewenang dan tanggung jawab.

—  Jika kewenangan memberikan kekuasaan untuk melakukan sesuatu, maka tanggung jawab justru memberikan arah untuk apa dan kemana semestinya kekuasaan itu dipergunakan. 

—  Tanggung jawab mengingatkan orang untuk tidak saja mempergunakan kewenangan yang dimilikinya, tetapi juga melaporkan apa saja yang telah dilakukan sehubungan dengan kewenangan padanya tsb.

F.       Pelimpahan Wewenang & Tanggung Jawab (Delegation)

—  Pelimpahan wewenang merupakan pengalihan tugas kepada orang lain yang sah atau terlegitimasi (menurut mekanisme tertentu dalam organisasi) dalam melakukan berbagai aktivitas yg ditujukan utk pencapaian tujuan organisasi yg jika tdk dilimpahkan akan menghambat proses pencapaian tujuan tsb.

—  Pelimpahan wewenang dapat terjadi jika seseorang yg sedang dalam posisi tertentu memiliki keterbatasan dari segi waktu pengerjaan, jumlah pekerjaan, keahlian yg dimiliki, dan faktor-faktor lain.

G.     Manfaat Pelimpahan Wewenang

Ada tiga manfaat:

—  Pelimpahan wewenang memungkinkan subbagian atau bawahan mempelajari sesuatu yg baru dan memperoleh kesempatan untuk bertanggung jawab melakukan sesuatu yg baru tersebut.

—  Pelimpahan wewenang mendorong tercapainya keputusan atau memberikan hasil pekerjaan yg lebih baik dalam berbagai hal. 

—  Penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat seandainya pelimpahan wewenang tsb berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yg bertanggung jawab.

H.     Kendala dalam Pelimpahan Wewenang

—  Bila staf yg menerima pelimpahan wewenang tdk memiliki kemampuan utk menerima dan menjalankan sesuatu yg didelegasikan kepadanya justru akan menghambat pencapaian tujuan ke arah yg lebih baik.

—  Pelimpahan wewenang dapat berdampak pada kurang bertanggung jawabnya atasan terhadap apa yg mestinya dia lakukan, misalnya pelimpahan wewenang bukan sebagai proses pembelajaran dan pemberian kepercayaan kepada bawahan, tetapi lebih kepada pelarian tanggung jawab dari atasan kepada bawahan. Sehubungan dg hal tsb, maka pelimpahan wewenang bisa dilakukan, tetapi tanggung jawab masih tetap di tangan pihak yang berwenang.

I.        Tiga Kunci Pokok Agar Pelimpahan Wewenang Efektif

Ada 3 kunci pokok:

1. Kepercayaan manajer terhadap bawahan dalam melimpahkan wewenang perlu diiringi dg pemberian kebebasan kepada bawahan utk menjalankan kewenangannya menurut caranya sendiri.
2. Adanya komunikasi yg terbuka antara manajer dan bawahan, sehingga adanya kejelasan dan meminimalkan persepsi yg keliru.
3. Kemampuan manajer dalam memahami tujuan organisasi, tuntutan dari setiap pekerjaan, dan kemampuan bawahan.

J.        Prinsip Klasik Agar Pelimpahan Wewenang Efektif

Stoner memberikan 3 prinsip klasik agar pelimpahan wewenang menjadi efektif, yaitu:

1. Prinsip Skalar (Scalar Principle):merujuk kepada pedoman bhw dlm suatu proses pendelegasian harus ada garis wewenang yg jelas dari hierarki yg tertinggi hingga yg terendah.

—  Hal ini perlu agar: a) memberikan kemudahan kepada siapa wewenang diberikan, b) siapa yg akan memberikan delegasi, c) kepada siapa pertanggungjawaban harus diberikan.  

—  Garis wewenang dimaksudkan agar terhindar dari : a) kesenjangan (gap) dimana tugas-tugas tidak ada yg mengerjakan, b) tumpang-tindih (overlaps) dimana tugas-tugas saling bertindihan dalam pengerjaannya, c) perintah ganda (split of command) dimana tugas yg sama diberikan kepada bagian organisasi yg berbeda-beda

2.       Prinsip Kesatuan Perintah (Unity of Command): prinsip ini merujuk pada pandangan bhw setiap bawahan harus melapor/mempertanggungjawabkan kepada satu atasan yg memberikan kewenangan kepadanya, dg dmk perintah seharusnya berasal dari satu sumber agar jelas siapa yg memberi kewenangan dan kepada siapa harus dipertanggung- jawabkan. 

3.       Tanggung Jawab, Kewenangan, dan Pertanggungjawaban: Prinsip ini beranggapan bhw pelimpahan wewenang dilakukan utk memperjelas siapa yg akan bertanggungjawab  atas  suatu pekerjaan  dan dg kewenangan seperti  apa.  Dg adanya kejelasan ini, maka proses pertanggungjawaban dari apa yg telah didelegasikan akan lebih mudah dan  jelas.

K.      Tindakan Agar Pelimpahan Wewenang Berjalan Efektif

Ketiga kunci pokok dan prinsip yg sudah diuraikan di muka dapat mendorong pelimpahan wewenang menjadi lebih efektif jika didukung beberapa tindakan berikut ini:

1. Penentuan hal-hal yg dapat didelegasikan
2. Penentuan orang yg layak untuk menerima delegasi
3. Penyediaan sumber daya yang dibutuhkan
4. Pelimpahan tugas yang akan diberikan
5. Intervensi pada saat diperlukan

L.       Sentralisasi dan Desentralisasi dalam Pengorganisasian

·         Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pd hierarki paling tinggi dari suatu organisasi, dg alasan bhw yg paling bertanggung jawab atas berhasil atau tidaknya tujuan organisasi adalah hierarki yg paling tinggi.

·         Desentralisasi merupakan representasi dari wujud dari adanya pelimpahan kewenangan dari hierarki yg lebih tinggi kpd yg lebih rendah dlm hal pengambilan keputusan dan penentuan dg cara bgm kegiatan akan dijalankan.

M.    Kelebihan Desentralisasi

·         Kedekatan dg pihak sasaran shg lebih memudahkan organisasi utk menjawab kebutuhan dari pihak sasaran.

·         Pengetahuan lokal atau lapangan yang lebih baik.

·         Penerimaan dari pihak sasaran karena pendekatan perusahaan yg lebih mudah dan lebih dekat

·         Keputusan yg lebih fleksibel karena disesuaikan dg kondisi lokal dimana organisasi itu berada.

N.     Kelebihan Sentralisasi

·         Umumnya organisasi yg menjalankan sentralisasi beranggapan bhw konsumen dianggap memiliki bbg kesamaan walaupun berada di lokasi yg berbeda-beda, misal: ingin harga yg murah, kualitas dan pelayanan yg memuaskan.

·         Efisiensi biaya, karena tdk memerlukan staf tambahan, regulasi tambahan, bangunan tambahan

·         Kesamaan kualitas di semua lokasi, sesuai yg diputuskan oleh hierarki yg paling atas.

·         Adanya kemajuan teknologi menyebabkan apa yg dikerjakan dapat menjadi lebih cepat.

O.     Pertimbangan Memilih Sentralisasi atau Desentralisasi

·         Biaya dan resiko dalam memilih sentralisasi atau desentralisasi.  Kadangkala desentralisasi memberikan hasil yg lebih baik dan lebih cepat, tetapi tdk dpt dijalankan akibat naiknya biaya dan resiko yg harus ditanggung organisasi.

·         Kecenderungan manajer dlm memandang bawahannya.  Desentralisasi hanya mungkin dilakukan bila manajer beranggapan bhw bawahannya memiliki kapasitas dan kemampuan utk melakukan sesuatu yg akan dilimpahkan.

·         Budaya organisasi.  Bila organisasi terbiasa mengambil kpts yg topdown, maka desentralisasi sulit dilakukan.

·         Kemampuan manajer level bawah utk menjalankan tanggungjawab jika sekiranya desentralisasi dilaksanakan.

P.      Pertimbangan Memilih Sentralisasi atau Desentralisasi

·         Biaya dan resiko dalam memilih sentralisasi atau desentralisasi.  Kadangkala desentralisasi memberikan hasil yg lebih baik dan lebih cepat, tetapi tdk dpt dijalankan akibat naiknya biaya dan resiko yg harus ditanggung organisasi.

·         Kecenderungan manajer dlm memandang bawahannya.  Desentralisasi hanya mungkin dilakukan bila manajer beranggapan bhw bawahannya memiliki kapasitas dan kemampuan utk melakukan sesuatu yg akan dilimpahkan.

·         Budaya organisasi.  Bila organisasi terbiasa mengambil kpts yg topdown, maka desentralisasi sulit dilakukan.

·         Kemampuan manajer level bawah utk menjalankan tanggungjawab jika sekiranya desentralisasi dilaksanakan.

Q.     Mendesain Pekerjaan (Job Design)

Desain pekerjaan merupakan pembagian kerja-kerja yg akan dilakukan organisasi kpd seluruh anggota organisasi tsb. Stooner, Freeman, dan  Gilbert (1995) menjelaskan ada 3 pendekatan dalam mendesain pekerjaan:

1. Pendekatan Mekanis: pekerjaan dibagi atas yg bersifat rutin dan tidak rutin. Pendekatan mekanis contohnya pekerjaan yg sifatnya rutin dan teknis operasional.
2. Pendekatan Motivasi: pekerjaan dibagi berdasarkan motif masing2 pekerja.  Pekerja yg memiliki motivasi tinggi utk melakukan kontak sosial ditempatkan di bgn pemasaran atau humas.  Pekerja yg memiliki motivasi tinggi utk berinovasi ditempatkan pd bgn R&D.
3. Pendekatan Biologis: pendekatan ini dilakukan dg mempertimbangkan aspek biologis yaitu faktor keamanan gender (terkait isu pelecehan seksual), keamanan lingkungan (ventilasi dalam ruangan kerja), dll.

R.      Job Enlargment/Enrichment

Untuk pekerjaan yg bersifat monoton, perlu dihindarkan rasa bosan dari pekerjanya, yaitu dengan cara:

—  Job enlargment (perluasan pekerjaan): misal pd bisnis restoran, pekerja yg biasanya hanya mencatat menu saja diperluas pekerjaannya dg mengambil makanan, membersihkan piring2 bekas makan, dll.

—  Job enrichment (memperkaya pekerjaan):  merupakan perluasan kesempatan dari seorang pekerja utk melakukan suatu pekerjaan yg berbeda atau lebih luas dari pekerjaan semula.  Salah satu cara misalnya dg melakukan “job rotation”.