Manajemen Perencanaan dan pengambilan keputusan

Perencanaan dan pengambilan keputusan

A.      Pengertian Perencanaan

Robbins dan Coulter (2002) dalam ET Sule (2014) mendefinisikan “Perencanaan atau Planning” sebagai suatu kegiatan yang dimulai dari menetapkan tujuan organisasi,  menentukan strategi, dan merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh, untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi guna mencapai tujuan organisasi tersebut.

B.      Perencanaan

—  Dari sisi proses: Perencanaan adalah fungsi dimana proses dasar dilakukan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai.

—  Dari Sisi Fungsi Manajemen: Perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi.

—  Dari Sisi Pengambilan Keputusan: Perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.

—  George R. Terry: untuk mengetahui apakah perencanaan itu baik atau tidak dapat dijawab melalui pertanyaan-pertanyaan berikut, yaitu: What, Why, Where, When, Who, How.

C.      Fungsi Perencanaan

—  Pengarah Organisasi

—  Minimalisasi Ketidakpastian

—  Minimalisasi inefisiensi sumber daya

—  Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

D.      Persyaratan Perencanaan

—  Faktual dan Realistis: apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yg dihadapi perusahaan

—  Logis dan Rasional: apa yg dirumuskan dpt diterima oleh akal sehingga rencana bisa dijalankan.

—  Fleksibel: perencanaan tidak kaku, dan kurang fleksibel melainkan dpt beradaptasi sesuai dg perubahan yg akan dihadapi

—  Komitmen: perencanaan harus melahirkan komitmen  thd seluruh anggota organisasi utk mencapai tujuan yg sdh digariskan.

—  Komprehensif atau menyeluruh: perencanaan harus  menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yg terkait langsung maupun tidak langsung dg bagian yg harus dijalankan, juga mempertimbangkan koordinasi & integrasi dg bagian lain dlm perusahaan.

E.       Peran Tujuan dan Rencana dalam Proses Perencanaan

—  Tujuan (Goals): pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi.

—  Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan

F.       Jenis-jenis Tujuan

—  Berdasarkan jumlah:

1. Tujuan tunggal (single goals)
2. Tujuan yang banyak (multiple goals)

—  Berdasarkan Kejelasan:

1. Tujuan yang dinyatakan (stated goals) misal utk meningkatkan kepuasan pelanggan;
2. Tujuan yang aktual atau nyata (real goals), misal meningkatkan insentif bagi karyawan yg berprestasi.

—  Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaiaan:

1. Tujuan Strategis (strategic goals) yaitu tujuan yg ingin dicapai dalam waktu yg relatif lama (misal dalam waktu 5 tahun menjadi market leader makanan siap saji);
2. Tujuan Taktis (tactical goals) yaitu tujuan yg ingin dicapai dalam jangka waktu menengah, lebih singkat dari tujuan strategis  (misal dalam tempo 3 tahun meningkatkan pangsa pasar 30%)
3. Tujuan Operasional (operational goals), yaitu tujuan yg mau dicapai dalam satu priode kegiatan perusahaan, biasanya antara 6 bulan sampai 1 tahun (misal meningkatkan penjualan makanan siap saji sebesar 20% pada setiap outlet)

G.     Jenis-jenis Rencana

—  Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian:

1. Rencana Strategis (Jangka Panjang): rencana yg akan dijalankan oleh seluruh komponen organisasi utk mencapai tujuan keseluruhan.
2. Rencana Taktis (jangka Menengah):  rencana utk mencapai tujuan jk menengah sbg dorongan mencapai tujuan jk panjang
3. Rencana Operasional (Jangka Pendek): rencana utk mencapai tujuan jk pendek, sbg dorongan utk mencapai tujuan jk menengah

—  Berdasarkan Kejelasan

1. Rencana Spesifik (Specific Plans): rencana yg dirumuskan secara jelas tanpa memerlukan interpretasi.
2. Rencana Direktif (Directive Plans): rencana yg dirumuskan utk mencapai tujuan ttt, tetapi pencapaiannya diberi keleluasan/fleksibel.

—  Berdasarkan Frekuensi Penggunaan

1. Rencana Sekali Pakai (single-use plans): rencana utk organisasi yg sifatnya sementara, misal kepanitiaan.
2. Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus (standing plans): rencana yg digunakan oleh organisasi yg pemakaiannya terus menerus, misal kebijakan, prosedur, aturan kerja, dll

H.     Pendekatan dalam Penetapan Tujuan

—  Pendekatan Tradisional (Traditional Goal Setting): penetapan tujuan dilakukan oleh manajer tingkat puncak untuk kemudian diturunkan lagi menjadi tujuan bagi manajer tingkat bawahnya secara spesifik.

               

—  Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran/Tujuan (Management by Objectives):  penetapan tujuan secara spesifik dirumuskan bersama antara pimpinan dan bawahan dengan asumsi bahwa seringkali bawahan yg berada di lapangan lebih memahami apa yg semestinya dicapai dari pada apa yg dipahami oleh atasannya.

I.        Proses MBO

—  MBO diperkenalkan pertama kali oleh Peter F. Drucker pada akhir tahun 1950an.

—  Agar proses MBO dapat tercapai, Schermerson (2002) mengemukakan 4 faktor yg perlu disepakati antara pimpinan dan bawahan, yaitu:

1.       Tujuan yg ingin dicapai oleh setiap bagian/bawahan (subordinat)

2.       Perencanaan yg akan dilakukan

3.       Standar pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan dlm setiap kegiatan

4.       Prosedur utk mengevaluasi keberhasilan pencapaian tujuan

J.        Kekuatan dan Kelemahan MBO

K.      Beberapa Alat Bantu Perencanaan

—  Bagan Arus (Flow Chart): adalah model grafis yg menunjukkan model sistem yg menggambarkan kejadian yg berkesinambungan (sequencial) dan keputusan ya – tidak. Sering digunakan oleh mereka yg mendalami teknik komputer, teknik, dan sistem informasi.

—  Bagan Gantt (Gantt Chart): adalah teknik penjadwalan secara grafis atas berbagai rencana kegiatan.  Diperkenalkan oleh Herry L. Gantt tahun 1887.

—  Jaringan PERT (PERT Network): PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique.  Merupakan alat bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran rencana kerja secara kronologis dan berkelanjutan bagi pekerjaan yg sifatnya tidak rutin, berskala besar maupun kompleks

L.       Penyelesaian Masalah dan Pengambilan Keputusan

Masalah vs Gejala

                “ if we fail to identify the problem, we will fail to solve the problem “

—  Penentuan faktor Penyebab : perhatikan gejala yang ada

—  Pendekatan dalam Penyelesaian Masalah: berdasarkan gejala yg ada, kita bisa mendekati masalah apa yg sebetulnya sedang terjadi

—  Pengambilan Keputusan atas alternatif penyelesaian Masalah: pilih satu cara penyelesaian dari berbagai alternatif yang ada.

M.    Pengambilan Keputusan

—  Keputusan pada saat Keadaan yang pasti (certainty): adalah keadaan dimana organisasi memiliki informasi yg lengkap mengenai suatu keadaan lingkungan yg dihadapi, shg estimasi mengenai masa depan dapat dipastikan.

—  Keputusan pada saat Keadaan yang tidak pasti (uncertainty): adalah keadaan dimana organisasi tidak memiliki informasi yang lengkap , sehingga pegambilan keputusan tidak tahu dengan pasti apa yang akan terjadi di masa depan, juga sulit untuk diprediksi.

—  Keputusan pada saat Keadaan mengandung resiko (risky condition): adalah keadaan dimana organisasi memiliki informasi tetapi tidak selengkap pada kondisi yang pasti namun lebih baik dibandingkan dengan kondisi yang tidak pasti.

N.     Proses Pengambilan Keputusan

O.     Keterbatasan Dalam Pengambilan Keputusan

P.      Memperbaiki Keputusan

—  Penggunaan Aturan terhadap Alternatif Keputusan

1.       Kriteria Prioritas: alternatif keputusan disusun berdasarkan prioritas dari yg tertinggi hingga terendah.

2.       Kriteria Minimum: alternatif keputusan diambil berdasarkan persyaratan minimum yang harus dipenuhi              

—  Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Keputusan: pengujian dapat dilakukan dengan melakukan berbagai simulasi atas bbrp alternatif, misalnya perusahaan ritel dapat mengambil 3 alternatif strategi:

1.       Pemberian hadiah atas pembelian di atas Rp.50.000,-

2.       Parkir gratis bagi setiap pengunjung

3.       Pemberin kupon untuk makan gratis

—  Pengambilan Keputusan secara berkelompok

1.       Teknik Curah Ide (brainstorming): dilakukan untuk memperoleh ide sebanyak-banyak nya dari berbagai pihak agar alternatif keputusan semakin banyak

2.       Teknik Kelompok Nominal: cara melakukannya adalah dengan meminta setiap individu memberikan penilaian terlebih dahulu, kemudian didiskusikan dalam kelompok, keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak melalui pilihan secara tertutup dan rahasia

3.       Teknik Delphi: Mirip dg kelompok nominal di atas, tetapi anggotanya adalah orang-orang yg telah ditentukan keahliannya, dan keputusan tidak berdasarkan suara terbanyak melainkan berdasarkan hasil diskusi.